permanence telephonique optilib

Permanence téléphonique

Permanence téléphonique

Une solution simple et efficace pour ne plus perdre d'appels

L’accueil téléphonique est un enjeu capital pour votre satisfaction client qui nécessite une attention particulière. Optilib prend le relai lorsque vous n’êtes pas disponible : nous réceptionnons vos appels et effectuons une prise de message pour vous transférer les informations en temps réel sur tous vos supports.
Ainsi vous ne perdez plus d’appels et vous pouvez vous recentrer pleinement sur votre activité. L’externalisation de cette activité vous permettra alors d'améliorer votre relation client tout en vous déchargeant des problématiques de flexibilité.
 

Libérez-vous des sollicitations répétées tout en gardant le contrôle

En choisissant notre offre de permanence téléphonique, vous étendez vos horaires de disponibilité du lundi au samedi de 08h à 20h, afin de ne plus perdre de contacts ou de clients potentiels. Lorsque vous ne souhaitez pas être dérangé, les conseillers Optilib assurent la réception de vos appels qu’il s’agisse d’une prise de message ou d’une mise en relation en fonction de vos consignes. Vous recevez l’ensemble des informations par mail ou SMS pour profiter d’une visibilité totale.
 
En activant simplement le transfert d’appel vers notre structure, nous répondons en votre nom et nous respectons vos directives afin que chaque appel décroché soit à la hauteur de vos attentes. Reprenez la main sur votre ligne à tout moment, en désactivant le transfert vers notre centre d’accueil téléphonique.
 

Gagnez en flexibilité

Nos offres simples, transparentes et sans engagement ont été étudiées pour vous. Elles s’ajustent automatiquement à votre consommation et sont parmi les plus compétitives du marché. Les clients Optilib réalisent jusqu’à 70% d’économie en faisant appel à nos services (en comparaison d’un standard interne).
Vous êtes également libre, à tout moment, de faire évoluer votre offre pour répondre aux impératifs de votre activité avec souplesse.
 
Que vous ayez des besoins ponctuels ou récurrents, nous nous adaptons à vos contraintes, vous bénéficiez à chaque instant de notre savoir-faire et d’une grande réactivité. Notre service client et votre espace personnel disponible 24h/24, vous offrent la possibilité de modifier directement les méthodes d’accueil à appliquer en fonction des situations rencontrées (déplacement, réunion, astreinte, etc…).
Vous maîtrisez ainsi intégralement votre relation client.

 

Une qualité de service reconnue

Nous avons l’ambition de procurer le meilleur des services tout en respectant l’identité de nos clients. La qualité d’un appel pouvant influer sur la réputation d’une entreprise, nous plaçons la satisfaction client au coeur de notre stratégie afin d’agir en véritable ambassadeur de votre image de marque. Notre activité fait l’objet d’un contrôle qualité continu. 
Cette rigueur et la parfaite maîtrise de nos compétences nous ont permis d’accéder à une double certification auprès de l’organisme de normalisation AFNOR.
 
Besoin d’assistance pour la gestion de vos rendez-vous? Découvrez notre solution intuitive et performante de permanence téléphonique avec gestion de rendez-vous. 

Notre savoir-faire au service de votre satisfaction client

Découvrez les services inclus dans cette offre :

  • Étude de vos besoins et de votre organisation pour un accueil téléphonique à votre image
  • Réponse à vos appels du lundi au samedi de 08h à 20h, en français ou en anglais
  • Prise de messages selon vos consignes en renseignant l’identité de l’appelant ainsi que l’objet de l'appel
  • Transfert instantané des messages sur tous vos supports (Mail, SMS, fax)
  • Gestion des exceptions pour les transferts d’appels vers votre ligne fixe ou mobile
  • Possibilité de consulter l’historique détaillé de tous les messages reçus sur votre espace client sécurisé

Vous souhaitez comprendre comment cela fonctionne? Cliquez sur l'infographie pour l'agrandir

Choisir Optilib c’est opter pour une relation fiable et transparente :

  • Nos offres sont sans engagement et ajustables
     
  • Double certification NF Service Relation Client et ISO 9001 auprès de l’organisme AFNOR, garantie de qualité et de rigueur
     
  • Service clientèle du lundi au samedi de 8h à 20h et espace client sécurisé disponible 24h/24
  • Ajustement automatique du forfait en fonction du flux d’appels : ne dépensez que ce que vous consommez
     
  • 100% des appels sont traités en France par des collaborateurs formés à la relation client qui font l’objet d’un suivi qualité continu
     
  • Infrastructures téléphoniques et informatiques de dernière génération pour vous garantir un taux de disponibilité de service de 100%
98
%
de taux de satisfaction
 
96
%
de qualité de service
 
100
%
de disponibilité de service  
95
%
d'appels décrochés
en moins de 3 sonneries

Pour découvrir comment Optilib peut vous aider concrètement,

choisissez le profil qui vous correspond ci-dessous

Je suis en intervention chez un client et je dois m’absenter, je ne peux donc pas répondre aux appels entrants
 —> Activez notre service d’une simple manipulation, nous répondons aux appels en votre nom. Vous recevez par mail ou SMS un message reprenant les coordonnées de votre interlocuteur ainsi que l’objet de son appel.
Je suis agent immobilier, lorsque je suis en rendez-vous clientèle je ne souhaite pas être dérangé afin de me concentrer sur la satisfaction du client présent. Pour autant je ne peux pas me permettre de perdre des appels de contacts

 —> Optilib prend le relai lorsque vous en avez besoin. Les appels sont répondus selon vos consignes donnant lieu à une prise de message comprenant les coordonnées de l’appelant et l’objet de l’appel. Vous avez une visibilité sur les appels reçus afin de pouvoir les traiter ultérieurement.


Je travaille au sein d’une SS2I, je dois offrir à mes clients une véritable réactivité pour être toujours joignable en cas d’urgence technique et intervenir rapidement
 —> Même lorsque notre solution de permanence téléphonique avec prise de message est activée, vous pouvez définir des situations exceptionnelles qui entraineront un transfert d’appel vers votre ligne fixe ou mobile.


Mon métier m’impose des déplacements très réguliers, je suis parfois victime d’une mauvaise couverture réseau qui me fait perdre des appels
—> Lorsque vous ne pouvez pas répondre, nos collaborateurs effectuent une prise de message et vous transmettent, par mail ou SMS, les informations essentielles. Vous restez informé de vos appels en toutes circonstances.


Je suis en congé mais je souhaite assurer une continuité de service pendant cette période
 —> Notre solution de permanence téléphonique, activable immédiatement et sans engagement, permettra d’apporter une réponse à chaque appel réceptionné, une notification par mail ou SMS qui reprend les coordonnées de l’appelant, l’objet de l’appel vous sera instantanément envoyé.
Je suis avocat et lorsque je suis au tribunal je ne suis pas en capacité de répondre à mes appels. Pourtant je dois rester disponible pour mes clients et prospects
 —> Activez notre service dès lors que vous ne pouvez assurer une réponse. Grâce à la prise de messages envoyés sur tous vos supports vous bénéficiez d’une traçabilité de vos appels même en situation de mobilité

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En qualité d’huissier, mon standard est parfois saturé par les appels entrants. J’ai besoin de solutions pour éviter les débordements et qualifier les demandes à traiter
—> En externalisant votre ligne vers notre centre d’appels, nous qualifions les demandes en reprenant les informations utiles (nom, prénom, numéro de dossier…) que nous transmettons instantanément à vos équipes. Vous pouvez ainsi traiter avec efficacité les demandes.
Au sein de mon étude d’huissier je reçois des demandes particulières par appel téléphonique
—> En cas de demandes particulières (demande d’assignation, demande de constat…)  nos collaborateurs appliquent les consignes que vous avez définies : transfert d’appel, mise en relation, prise de message...
Je suis expert comptable et lorsque je travaille sur un dossier important je ne souhaite pas être dérangé
—> Nos conseillers réceptionnent vos appels et envoient un message au collaborateur concerné. En cas d’appel de client VIP nous transférons l’appel en fonction de vos consignes personnalisées.


En qualité de consultant je reçois beaucoup de demandes je suis souvent sollicité et parfois indisponible pour répondre appels. J’ai besoin d’optimiser mon temps de travail ainsi que ma relation client
 —> Lorsque vous en avez besoin, Optilib réceptionne vos appels afin que vous n’ayez plus à répondre en direct. Nos conseillers vous transmettent instantanément les coordonnées de l’appelant et les termes de l’entretien pour que vous puissiez traiter les demandes au fil de l’eau.


Je suis architecte et je souhaite travailler l’image de mon entreprise
—> Nos collaborateurs experts assurent votre accueil téléphonique, ce premier filtre donne une autre dimension à votre image par son aspect statutaire et sa qualité de service.
Vous ne voulez pas perdre d’appels même lorsque aucun de vos collaborateurs n’est disponible pour répondre
—> Notre service de permanence téléphonique traite la réception de vos appels de 8h à 20h afin que vous puissiez gagner en efficacité.
Vous traversez une période de forte activité, les demandes sont nombreuses et très variées

—> Nos collaborateurs traitent les appels en votre nom et effectuent une prise de message pou un renvoi vers le service concerné : SAV, suivi des commandes...


Vous souhaitez offrir aux membres de votre comité de direction accueil téléphonique de grande qualité
—> Nous assurons la réception des appels sur une ligne dédiée afin d’élargir les plages horaires d’accueil, d’effectuer en toute confidentialité, une prise de message ou un transfert d’appel.
Vous êtes un décideur au sein de votre organisation, vos responsabilités vous imposent de ne rien laisser au hasard, vous ne pouvez donc pas passer à côté d’appels reçus
—> Lorsque vous en avez besoin, nos collaborateurs réceptionnent les appels en votre nom et selon vos directives. Vous recevez les informations essentielles et les coordonnées de l’appelant sur tous vos supports.


Vous exercez plusieurs activités au sein de votre entreprise et souhaitez ainsi personnaliser la réponse apportée lors de  l’accueil téléphonique
 —> Nous mettons en place des numéros dédiés pour chaque activité, nos collaborateurs assurent un accueil personnalisé en fonction de chaque entité.
En tant que mairie vous devez assurer l’accueil téléphonique de manière adaptée lors d'une situation de canicule

 —> Nos conseillers qualifiés répondent aux appels reçus pour transmettre les coordonnées de l’appelant et l’objet de l’appel à votre cellule en charge du traitement des demandes.


Vous souhaitez élargir les horaires d'accueil de votre chambre de commerce et d'industrie
 —> Nos collaborateurs assurent votre accueil téléphonique du lundi au samedi de 08h à 20h, grâce à la prise de message vous pouvez recontacter les administrés ayant laissé un message ultérieurement.


Vous souhaitez une ligne dédiée aux absences dans votre collège
 —> Optilib assure la réception des appels liés aux absences en appliquant vos procédures, vous pouvez être notifié par message ou recevoir un transfert d’appel en cas de situation exceptionnelle

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Votre structure fait face à des pics d’appels qui entraînent la saturation de votre standard

 —> Nous réceptionnons vos appels lorsque vous êtes en difficulté, en effectuant une prise de message ou une mise en relation nous venons en support pour pallier aux débordements d’appels.

Contact

0 800 800 920

Contactez-nous

45 Impasse Louis Ferdinand Hérold,
Immeuble le Métropole
34070 MONTPELLIER

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