Un standard téléphonique externalisé permet à un cabinet d’avocats de faire accueillir ses appels pendant les audiences, les rendez-vous ou les périodes de travail sur les dossiers. Une équipe répond au nom du cabinet, identifie la demande et applique ses consignes : prise de message ou transfert vers le bon interlocuteur selon le service retenu.
L’externalisation peut compléter un secrétariat existant ou assurer l’accueil lorsque le volume d’appels ne justifie pas un recrutement à temps plein. Pour comparer les solutions, prenez en compte les horaires à couvrir, le nombre d’appels, les tâches confiées et le temps que votre équipe consacre aujourd’hui au téléphone.
Le budget dépend du forfait et des prestations retenues. Consultez les tarifs Optilib pour comparer la prise de messages, la mise en relation et les besoins sur mesure. Les économies éventuelles dépendent de l’organisation du cabinet et du périmètre confié au prestataire.
Pendant une audience ou un rendez-vous, un accueil externalisé prend le relais sur les plages prévues. Le client peut exposer sa demande et laisser ses coordonnées sans interrompre l’avocat. Le cabinet reçoit un message pour organiser la suite de l’échange.
Il est à préciser que le professionnel du juridique peut bien entendu opter pour une réception des appels à des heures ou des jours non ouvrables du cabinet. Par exemple, Optilib permet de recevoir ses appels entrants de 8 h à 20 h du lundi au samedi. Dans le cas où l’avocat disposerait déjà d’un ou d’une assistante, il peut opter pour une relève de standard.
Un autre avantage est la possibilité de se recentrer sur son cœur de métier. Plus besoin de répondre au téléphone à chaque appel pouvant intervenir en plein milieu de rendez-vous professionnels importants.
Lorsque vous êtes avec vos clients, vous pouvez donc vous consacrer à eux à 100 %. De même, vous gagnerez en productivité lors de vos séances de travail en évitant d’être interrompu trop fréquemment.
Externaliser la réception de vos appels ne veut pas dire offrir à vos clients un service standardisé et inadapté, bien au contraire.
Les avocats faisant appel à cette solution laissent leurs instructions au prestataire en précisant le type d’accueil qu'ils souhaitent offrir à leurs correspondants, ainsi que les réponses à leur apporter. Avec Optilib, il est possible de tout personnaliser, jusqu’au message et à la musique d’accueil.
Choisissez un prestataire qualifié qui offrira une dimension professionnelle à votre cabinet. Pour cela, assurez-vous qu’il dispose de collaborateurs formés qui pourront gérer vos appels entrants avec rigueur et professionnalisme. Indiquez bien que vous souhaitez que des messages soient pris pour tous les appels, afin de rester au courant des échanges manqués et entretenir une bonne relation client.
Optilib dispose d’équipes spécialisées, expérimentées dans la gestion des standards des métiers du juridique. Les collaborateurs se trouvent en France, sont bilingues et ont l’habitude de gérer les situations spécifiques à la profession d’avocat. Ils pourront donc assurer un service de grande qualité lors de la gestion des appels, en s’appuyant sur les instructions laissées par l’avocat, comme la prise de rendez-vous par exemple.
Bien plus qu’un avantage économique, l'externalisation de cette tâche en tant qu'avocat est un gain de temps et de productivité très important. Vous pouvez vous centrer sur votre cœur de métier et offrir le meilleur de vos services à vos clients sans être constamment interrompu par un appel.
En externalisant votre standard avec Optilib, vous vous assurez de fournir à vos correspondants des réponses claires données par des téléopérateurs spécialisés qui sauront gérer les demandes. Si en revanche, vous préférez internaliser la gestion de vos appels téléphoniques, vous devez alors vous renseigner sur comment gérer un standard téléphonique.
Pour adapter l’accueil à votre activité, découvrez notre service de télésecrétariat pour les professionnels du droit. Vous pouvez également consulter le guide du transfert d’appels externalisé pour organiser les mises en relation.
Oui. La permanence peut intervenir en complément de votre équipe, pendant les absences ou en débordement lorsque la ligne est occupée, selon la configuration de votre installation et les consignes convenues.
Vous conservez votre numéro professionnel et mettez en place un renvoi vers le service d’accueil. Les modalités de renvoi dépendent de votre opérateur et de votre installation téléphonique.
Non. Le cabinet définit les appels à transférer et ceux qui doivent donner lieu à une prise de message. L’offre Standard téléphonique externalisé inclut les frais de transfert vers les fixes et mobiles en France métropolitaine, sans coût de communication supplémentaire à la minute.