gestion de standard optilib

Gestion de standard

Gestion de standard

La maîtrise d’un standard sur mesure, la flexibilité en plus

L’externalisation de standard téléphonique fait partie des stratégies qu’adoptent les structures désirant gagner en flexibilité et en qualité d’accueil. Cette porte d’entrée pour de nombreux contacts implique une gestion rigoureuse pour s’adapter aux impératifs de l’activité et aux fluctuations d’appels.
 

Une solution personnalisée pour un contrôle optimal

En optant pour notre offre de gestion de standard, nous réceptionnons les appels entrants en votre nom et en fonction de votre organisation interne. Nos collaborateurs qualifiés apportent une réponse adaptée en toute situation, qu’il s’agisse d’une mise en relation, d’une prise de message ou de la gestion d’une procédure particulière : gestion des membres du comité de direction, clients VIP, astreinte technique, etc...  En cas d’absence ou de congés d'un collaborateur, vous pouvez modifier à tout moment l’application des procédures d’appel sur votre espace client dédié et constater notre rapidité de mise en place. Que notre service soit permanent ou en soutien, vous décidez quand bon vous semble de nous confier vos appels.
 
Soucieux de vous apporter une réponse personnalisée, nous reprenons l’organigramme de votre structure et mettons en place des procédures sur-mesure qui définissent avec fiabilité la marche à suivre pour chaque situation. Que vos consignes soient individuelles, par service ou par typologie d’appels, nous adaptons avec souplesse nos méthodes d’accueil. 
 

Optimisez vos coûts et gagnez en souplesse

Notre expertise vous permet d’optimiser vos coûts de fonctionnement. Externaliser votre relation client vous libère du recrutement et de la gestion de ressources humaines dédiées. En comparaison à un standard intégré, les perspectives s’élèvent à 70% d’économies. Ce choix stratégique représente également une opportunité d’étendre vos horaires de disponibilités pour ne plus perdre d’appels : nous répondons en respectant votre identité et selon vos exigences, du lundi au samedi de 08h à 20h sans interruption.
 

Un souci de qualité permanent

Nous avons fait le choix de la satisfaction client en la plaçant au centre de nos préoccupations pour que chaque appel répondu soit à la hauteur de vos ambitions. L’accueil téléphonique étant une vitrine pour votre structure, nos collaborateurs qualifiés appliquent des méthodes strictes et basées sur la compréhension de vos besoins afin de servir votre image de marque et créer une réelle valeur ajoutée. Notre transparence et une écoute permanente nous permettent d'instaurer une relation de confiance avec nos clients pour une collaboration fluide et efficace.

La gestion de standard selon Optilib

Découvrez les services inclus dans cette offre :

  • Étude de vos besoins et de votre organisation, définition de méthodes d’accueil pour un standard personnalisé et à votre image
  • Consignes personnalisées par collaborateur, par service ou par typologie d’appels : prospects, clients, démarcheurs, candidats etc…
  • Réponse à vos appels du lundi au samedi de 08h à 20h, en français ou en anglais
  • Mise en relation avec ou sans filtrage sur autant de lignes fixes et mobiles que vous le désirez 
  • Prise de messages selon vos exigences en renseignant l’identité de l’appelant ainsi que l’objet de l'appel
  • Gestion des évènements ponctuels : absence, congés, pics d'appels
  • Ajustement en temps réel de vos consignes sur votre espace client : consignes d’appel, demande de transfert
  • Historique détaillé de tous les messages reçus disponible sur votre espace client

Vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement de la gestion de standard?

Choisir Optilib c’est opter pour une relation fiable et transparente :

  • Nos offres sont sans engagement et ajustables
     
  • Double certification NF Service Relation Client et ISO 9001 auprès de l’organisme AFNOR, garantie de qualité et de rigueur
     
  • Service clientèle du lundi au samedi de 8h à 20h et espace client sécurisé disponible 24h/24
  • Ajustement automatique du forfait. Notre offre inclut également les appels sortants, oubliez les coûts cachés
     
  • 100% des appels sont traités en France par des collaborateurs formés à la relation client qui font l’objet d’un suivi qualité continu
     
  • Infrastructures téléphoniques et informatiques de dernière génération pour vous garantir un taux de disponibilité de service de 100%
98
%
de taux de satisfaction
 
96
%
de qualité de service
 
100
%
de disponibilité de service  
95
%
d'appels décrochés
en moins de 3 sonneries

Pour comprendre comment Optilib peut optimiser votre gestion de standard, choisissez le profil qui vous correspond ci-dessous

Cliquez sur un profil type

Mon agence immobilière est structurée en pôles, je désire orienter les différents appels vers les bons collaborateurs
—> Nous répondons à vos appels pour valoriser votre image et opérer une mise en relation vers le bon service ou collaborateur.
Mon entreprise spécialisée gère de nombreux projets, lorsqu’un client appelle je souhaite qu’il soit mis en relation avec le bon service via son interlocuteur dédié
—> Nous reprenons votre organigramme afin que nous puissions orienter vers le bon interlocuteur et offrir une réponse adaptée en fonction de vos exigences. Vous pouvez mettre à jour votre organisation directement sur votre espace client, nos conseillers s’ajustent immédiatement.
Mon portefeuille client comprend des clients VIP, je veux pouvoir traiter leurs demandes à tout moment même lorsque mes appels sont filtrés
—> Nous réceptionnons vos appels en votre nom et en fonction de votre organisation. Vous pouvez définir des consignes telles que la mise en relation pour vos clients importants.
Je ne souhaite plus être dérangé par les appels de démarchage
—> Nous appliquons vos consignes en invitant les commerciaux à se rendre sur une page web ou à envoyer un mail. 
Chef d'entreprise, je souhaite donner un aspect international à mon entreprise et ainsi professionnaliser son image
—> Nous réceptionnons les appels en votre nom en français et en anglais, selon vos exigences afin d’appuyer votre image de marque et renforcer votre présence à l’international.

Vous êtes en charge de trouver une solution pour l’optimisation des coûts de structure de votre entreprise, cependant vous souhaitez bénéficier d’un accueil téléphonique de qualité
—> Notre solution de gestion de standard vous accompagne dans cette démarche en vous offrant un accueil téléphonique certifié sur des horaires étendues tout en vous faisant réaliser jusqu'à 70% d’économies.

Votre groupe est structuré en différents secteurs régionaux mais dispose d’un numéro d'appel unique. Vous souhaitez rediriger les appels en fonction de leur aspect local et de la typologie de la demande
—> Nous traitons les appels en fonction de vos consignes. Si la demande est de dimension nationale nous opérons une mise en relation vers le service compétent au siège. S’il s’agit d’une demande avec un aspect local, l’appelant est redirigé vers le bon interlocuteur de l’antenne régionale.
L'ensemble de vos collaborateurs travaille sur des plages horaires variables et propres à chacun
—> Nous opérons une mise en relation vers le collaborateur concerné. Si toutefois l’appelant n’obtient pas de réponse nous effectuons une prise de message en reprenant les coordonnées et l’objet de l’appel afin qu’il puisse recontacter l’interlocuteur.
Vous traitez des demandes à l'international et vous avez besoin d'un accueil téléphonique de qualité en anglais
—> Nos collaborateurs bilingues répondent aux appels entrants et orientent l’interlocuteur en fonction de sa demande.
Vous souhaitez mettre en place un accueil premium pour les membres du comité de direction de votre entreprise 
—> Nous reprenons la liste des membres du comité de direction et nous appliquons les consignes que vous aurez préalablement définies.
Vous devez faire face à l’absence d’une de vos hôtesses d’accueil et vous devez trouver une solution adaptée et rapide à mettre en place
—> Notre solution de gestion de standard vous permet d’anticiper ces problématiques de ressources humaines en faisant appel à nos services dès que vous en avez besoin.
Je travaille au sein d'une administration complexe qui dispose d'un grand nombre de collaborateurs, ces derniers ont des horaires qui évoluent en permanence. J’aimerais une solution flexible pour gérer cette problématique
—> Nous nous adaptons à votre organigramme pour effectuer une mise en relation ou une prise de message vers le bon interlocuteur. Vous pouvez mettre à jour directement les disponibilités de vos collaborateurs sur votre espace client en ligne, nous adaptons nos méthodes d’accueil en fonction de vos consignes.
Au service d’une population majoritairement active, je dois proposer un accueil téléphonique sur des plages horaires étendues
—> Nous répondons aux appels en votre nom du lundi de 08h à 20h pour opérer une mise en relation ou une prise de message détaillée en dehors de vos horaires d’ouverture.
Ma commune doit réaliser des économies et recentrer les agents sur des activités à forte valeur ajoutée
—> En externalisant votre gestion de standard vous réalisez des économies significatives. Libérés des contraintes du téléphone, vos collaborateurs se recentrent sur leur activité pour apporter satisfaction à vos administrés.
Je travaille dans un établissement scolaire et souhaite structurer le traitement des sollicitations téléphoniques pour désencombrer mon standard téléphonique et prioriser la relation avec les parents d'élèves
—> Nous nous adaptons à l'organigramme de votre structure et renvoyons vers les bons services (intendance, comptabilité, vie scolaire) en fonction de vos exigences.

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45 Impasse Louis Ferdinand Hérold,
Immeuble le Métropole
34070 MONTPELLIER

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