Permanence téléphonique · Télésecrétariat · Relation client
Un accueil téléphonique adapté à votre métier
Du télésecrétariat au standard téléphonique externalisé, jusqu’au service client sur mesure : découvrez 18 exemples pour organiser la gestion de vos appels selon votre secteur et vos besoins.
Ces exemples illustrent des situations professionnelles et des possibilités d’accompagnement. Ils ne constituent pas des témoignages de clients identifiés.
Quelle offre correspond à votre besoin ?
Télésecrétariat
Vous souhaitez surtout recevoir des messages et rester concentré sur votre activité, avec des transferts très occasionnels.
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Standard téléphonique externalisé
Vous souhaitez un véritable standard pour accueillir vos interlocuteurs et transférer régulièrement les appels vers votre équipe. Les communications de transfert vers les fixes et mobiles en France métropolitaine sont incluses dans l’offre Standard.
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Service client externalisé
Vous souhaitez déléguer le traitement de demandes selon un cahier des charges, avec des procédures et un accompagnement adaptés à votre organisation.
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Pour comparer les formules, consultez les tarifs Optilib. Vous pouvez aussi découvrir le fonctionnement de notre permanence téléphonique.
Accéder aux exemples de votre secteur
TPE et PME : trois façons d’organiser vos appels
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Télésecrétariat
Rester disponible sans interrompre chaque tâche
Dans une petite entreprise, les appels arrivent souvent au milieu d’un rendez-vous, d’une intervention ou d’un travail qui demande de la concentration.
Le télésecrétariat permet de faire accueillir les interlocuteurs et de recueillir leurs messages selon vos consignes. Vous gardez la possibilité de reprendre contact au moment adapté à votre activité.
Pour quel besoin ? Une solution pour les dirigeants et petites équipes qui privilégient la prise de messages, avec des transferts très occasionnels.
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Standard téléphonique externalisé
Orienter chaque appel vers le bon interlocuteur
À mesure que l’entreprise se développe, les appels concernent des collaborateurs et des sujets de plus en plus variés.
Le standard externalisé accueille les appelants au nom de votre entreprise et organise leur mise en relation selon vos consignes et les disponibilités communiquées. Lorsqu’un interlocuteur n’est pas joignable, un message permet de préparer la suite.
Pour quel besoin ? Une solution pour les entreprises qui souhaitent être jointes régulièrement et structurer l’orientation des appels.
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Service client externalisé
Donner une suite aux demandes de vos clients
Les demandes de renseignements et de suivi peuvent mobiliser une part importante du temps d’une petite équipe.
Un service client externalisé se construit autour des demandes que vous souhaitez déléguer. Les informations accessibles, les réponses autorisées et les situations à transmettre à votre équipe sont définies dans le cahier des charges.
Pour quel besoin ? Une organisation sur mesure pour prendre en charge les demandes convenues et laisser à votre équipe les décisions qui nécessitent son expertise.
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Immobilier : trois façons d’organiser vos appels
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Télésecrétariat
Accueillir vos appels pendant les visites
Entre les visites, les rendez-vous et les déplacements, un professionnel de l’immobilier ne peut pas toujours répondre au téléphone.
Le télésecrétariat accueille les appelants et recueille les éléments utiles à votre rappel : coordonnées, motif de la demande et informations prévues dans vos consignes. Vous pouvez ensuite reprendre les échanges en fonction de vos disponibilités.
Pour quel besoin ? Une solution lorsque la prise de messages suffit pendant vos absences et que les transferts restent très occasionnels.
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Standard téléphonique externalisé
Mettre en relation avec le bon service de l’agence
Transaction, location et gestion peuvent générer des appels très différents au sein d’une même agence.
Le standard externalisé identifie le motif de l’appel et oriente l’interlocuteur vers la personne ou le service désigné. Les règles de transfert et de prise de messages sont définies avec l’agence.
Pour quel besoin ? Un accueil commun pour vos interlocuteurs, avec une mise en relation adaptée à l’organisation de votre équipe.
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Service client externalisé
Structurer le traitement des demandes immobilières
Les demandes de propriétaires, de locataires et de candidats peuvent nécessiter davantage qu’une simple prise de coordonnées.
Un accompagnement sur mesure peut prévoir la collecte des informations nécessaires, des réponses de premier niveau validées et la transmission des dossiers au bon interlocuteur. Le périmètre est défini avec vos équipes.
Pour quel besoin ? Une solution à construire autour de vos procédures, sans déléguer les décisions commerciales ou techniques qui vous appartiennent.
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Juridique : trois façons d’organiser vos appels
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Télésecrétariat
Préserver vos rendez-vous tout en accueillant les appels
Une consultation, une audience ou l’étude d’un dossier demande de la disponibilité. Les appels doivent néanmoins pouvoir être accueillis.
Le télésecrétariat prend les messages au nom de votre structure, selon les informations que vous souhaitez recueillir. Vous organisez ensuite vos rappels en fonction de vos contraintes.
Pour quel besoin ? Un accueil discret pour les professionnels qui souhaitent privilégier les messages plutôt que les interruptions.
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Standard téléphonique externalisé
Orienter les appels au sein du cabinet ou de l’étude
Les interlocuteurs d’une structure juridique peuvent chercher un professionnel précis ou le service chargé de leur demande.
Le standard externalisé organise l’orientation des appels selon les consignes du cabinet ou de l’étude. Les règles de disponibilité, de transfert et de prise de messages permettent d’adapter l’accueil à votre fonctionnement.
Pour quel besoin ? Une solution pour assurer des mises en relation régulières tout en respectant les plages de disponibilité de chacun.
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Service client externalisé
Organiser l’accueil administratif des interlocuteurs
Certaines demandes portent sur l’organisation d’un rendez-vous, les modalités pratiques d’un échange ou le suivi administratif d’une sollicitation.
Un service sur mesure peut prendre en charge les demandes administratives expressément prévues, à partir des informations et procédures validées par votre structure. Les questions juridiques sont transmises aux professionnels compétents.
Pour quel besoin ? Un périmètre d’intervention précis, conçu pour accompagner l’accueil sans se substituer à votre expertise juridique.
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Finance : trois façons d’organiser vos appels
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Télésecrétariat
Recevoir les demandes pendant vos entretiens
Un entretien client exige de l’attention. Répondre à chaque nouvel appel peut interrompre l’échange en cours.
Le télésecrétariat accueille les appelants, relève leurs coordonnées et le motif de leur demande selon vos consignes. Vous disposez des éléments nécessaires pour organiser votre rappel.
Pour quel besoin ? Une solution pour préserver vos entretiens tout en assurant un accueil professionnel aux autres interlocuteurs.
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Standard téléphonique externalisé
Relier vos interlocuteurs au conseiller concerné
Les appels peuvent concerner différents conseillers, agences ou services, avec des disponibilités qui évoluent au cours de la journée.
Le standard externalisé organise les mises en relation à partir des règles définies avec votre organisation. Si le destinataire n’est pas disponible, la prise de messages assure le relais de l’information.
Pour quel besoin ? Un fonctionnement adapté aux structures qui souhaitent orienter régulièrement les appels vers leurs équipes.
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Service client externalisé
Encadrer les demandes de premier niveau
Les demandes pratiques et administratives peuvent représenter une part importante des sollicitations d’une organisation financière.
Un cahier des charges peut définir les renseignements communiqués, les informations recueillies et les demandes à transmettre. Les accès aux outils et les limites d’intervention sont précisés avant la mise en place.
Pour quel besoin ? Un accompagnement centré sur les tâches convenues, les conseils et décisions financiers restant du ressort de vos professionnels.
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Grandes entreprises et institutions : trois façons d’organiser vos appels
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Télésecrétariat
Prévoir un relais pour les messages
Une équipe ou un service peut avoir besoin d’un accueil complémentaire pendant ses réunions, ses déplacements ou ses indisponibilités.
Le télésecrétariat recueille les demandes selon les consignes transmises et permet aux destinataires d’en prendre connaissance pour organiser la suite.
Pour quel besoin ? Un relais ciblé lorsque l’objectif est d’abord de recevoir les messages, avec peu de transferts.
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Standard téléphonique externalisé
Simplifier l’orientation dans une organisation étendue
Avec plusieurs services, sites ou interlocuteurs, trouver le bon destinataire peut être difficile pour une personne qui appelle.
Le standard externalisé s’appuie sur l’organisation et les règles d’orientation que vous définissez. Il accueille les appelants, identifie leur demande et organise les transferts vers les interlocuteurs désignés.
Pour quel besoin ? Une solution pour structurer l’entrée téléphonique de l’organisation et les mises en relation régulières.
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Service client externalisé
Construire un dispositif à la mesure de vos flux
Une organisation peut souhaiter déléguer un ensemble de demandes nécessitant des procédures, des outils et un suivi spécifiques.
Le service client externalisé se définit dans un cahier des charges : périmètre des demandes, réponses autorisées, règles de transmission et modalités de suivi. Les éventuelles connexions à vos outils sont étudiées dans ce cadre.
Pour quel besoin ? Un dispositif sur mesure pour intégrer la prise en charge externalisée à votre fonctionnement.
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Enseignement et formation : trois façons d’organiser vos appels
Télésecrétariat
Accueillir les demandes pendant les cours et les réunions
Les équipes pédagogiques et administratives ne sont pas toujours disponibles pour répondre immédiatement aux appels.
Le télésecrétariat accueille les interlocuteurs et recueille leurs messages selon vos consignes. Les personnes concernées peuvent ensuite préparer leur réponse ou leur rappel.
Pour quel besoin ? Un relais simple lorsque la prise de messages répond au besoin et que les transferts sont très occasionnels.
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Standard téléphonique externalisé
Renforcer l’accueil pendant les inscriptions
Les périodes de rentrée et d’inscription peuvent concentrer les appels vers l’établissement.
Le standard externalisé peut servir de relais pour accueillir les interlocuteurs et les orienter vers le service compétent selon votre organisation. Les modalités de renfort sont définies avec l’établissement.
Pour quel besoin ? Une solution pour organiser les mises en relation et accompagner les périodes de forte sollicitation.
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Service client externalisé
Accompagner les demandes des candidats et des apprenants
Les candidats et les apprenants peuvent avoir besoin de renseignements pratiques sur les démarches à effectuer.
Un dispositif sur mesure peut prévoir des réponses validées aux questions récurrentes, la collecte des éléments nécessaires et la transmission des demandes particulières. Les décisions d’admission et les réponses pédagogiques restent confiées aux équipes compétentes.
Pour quel besoin ? Une prise en charge à définir autour de vos parcours, de vos outils et de vos règles de fonctionnement.
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Construisons l’accueil qui vous correspond
Prise de messages, transferts réguliers ou gestion des demandes clients : présentez-nous votre fonctionnement pour définir un accompagnement adapté à votre équipe.