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Gestion d’Agenda : nos conseils

En fonction des professions, la prise de rendez-vous et la gestion de calendrier peuvent demander une certaine organisation. Cela peut prendre en effet beaucoup de votre temps, qu’il serait plus judicieux d’allouer à votre journée de travail. Ainsi, les entretiens et réunions doivent pouvoir être gérés dans vos agendas mais aussi être planifiés de façon optimisée, afin de gagner en productivité et mieux vous concentrer sur votre travail. Qu’il soit électronique ou physique, un agenda doit pouvoir être suivi, mis à jour et modifié en fonction des besoins et des demandes. Découvrez comment optimiser votre temps grâce à une meilleure gestion de vos agendas !
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Quel format choisir pour son agenda ?

L’agenda papier

Utilisé depuis plusieurs décennies, l’agenda papier présente plusieurs avantages. En plus du côté visuel et tactile qu’il propose, il peut être emporté partout, est facile d’utilisation et votre planning peut être modifié sans nécessité d’accès à une connexion internet.

En revanche, il est difficilement partageable, limité en termes de place et les modifications ne sont pas simples. Ces dernières impliquent des ratures qui peuvent vite saturer l’espace disponible et dégrader son organisation. Enfin, notons qu’un agenda physique peut être perdu ou abîmé et ne dispose pas de certaines options comme les rappels, contrairement à un agenda électronique accessible en ligne.

L’agenda numérique

L’agenda numérique est pratique puisqu’il peut être consultable en ligne, sur plusieurs outils et plateformes. Il peut être partagé entre plusieurs personnes et peut être modifié et ajusté rapidement. La vue du calendrier est ajustable et permet une vision globale de vos évènements prévus sur un jour, une semaine voire un mois.

Il est possible de recevoir des notifications quand il y a des modifications par un collaborateur, un client ou un fournisseur, ou encore des rappels de rendez-vous et d’évènements. Fort de ses avantages, l’agenda électronique a pris le pas sur l’agenda papier dans le monde du travail.

Optimisez la gestion d’agenda : nos conseils

Procédez par étape

Pour optimiser l’organisation de son planning, il est important de vérifier et hiérarchiser ses priorités.

Commencez d’abord par vérifier que les rendez-vous et évènements proposés dans votre calendrier ont tous une utilité. Certains ne peuvent-ils pas être transformés en mail ? Programmer d’abord les rendez-vous les plus importants, en prévoyant ceux qui ont besoin d’être préparés. Puis, rajoutez les rendez-vous les moins urgents.

Certains de ces rendez-vous, comme des réunions prévues, ont parfois pour objet des demandes qui peuvent être traitées assez rapidement par téléphone et ne nécessite pas de programmer. Il peut s’agir également d’entretiens pour lesquels vous n’êtes pas l’interlocuteur idéal. Dans ce cas, il est aussi possible de rediriger la personne vers l’interlocuteur le plus habilité.

Privilégiez les rendez-vous l’après-midi

C’est le matin que le cerveau a le plus de facilité à se concentrer. Ainsi, afin d’optimiser votre planning mais aussi votre productivité, tentez de libérer les matinées pour les travaux de fonds que vous devez réaliser et planifiez plutôt vos rendez-vous l’après-midi.

Mélangez rendez-vous professionnels et personnels

N’hésitez pas à intégrer dans votre agenda vos rendez-vous personnels. Il est généralement possible de masquer le motif des entretiens pour les personnes qui ont accès à votre agenda. Ainsi, vous aurez une vision claire de toutes les choses que vous devez accomplir dans la journée. Cela vous permettra également par exemple de ne pas planifier une réunion importante à l’heure de votre visite chez le médecin que vous attendez depuis des mois.

Optimisez la durée des rendez-vous

Il est prouvé qu’au-delà d’une heure, un rendez-vous n’a plus vraiment d’intérêt. Essayez donc de proposer à vos clients et interlocuteurs des créneaux adaptés en fonction du motif du rendez-vous.

Alors que certains rendez-vous dureront moins de 15 minutes (choix du traiteur et des prestataires pour un événement d’entreprise par exemple), d’autres seront beaucoup plus longs (par exemple, une validation de rapport sur lequel plusieurs personnes ont travaillé). Il est donc important de ne pas définir des horaires standards pour tous ses rendez-vous.

Gardez un agenda flexible

Un agenda est vivant. Des rendez-vous et évènements se rajoutent au calendrier, certains s’annulent, d’autres se décalent. Il n’est pas grave de devoir reporter des rendez-vous. Prenez garde cependant, à ne pas décaler plusieurs fois le même rendez-vous.

N’hésitez pas non plus à annuler des rendez-vous qui n’ont plus d’importance ou qui ne sont plus dans vos priorités. Cela vous fera gagner du temps à vous ainsi qu’à votre interlocuteur. Enfin, pour les urgences et les rendez-vous reportés, pensez à toujours garder des créneaux libres sur lesquels il est bien spécifié de ne rien planifier.

Choisir la permanence téléphonique pour la gestion de vos agendas

Permanence téléphonique : externalisez votre gestion d’agenda

Mettre en place une permanence téléphonique, c'est accéder à un service assurant la réception des appels téléphoniques sur un certain créneau horaire. Cette activité peut être internalisée grâce au recrutement d’un(e) assistant(e), ou externalisée en passant par des prestataires externes spécialisés en télésecrétariat. Ils se chargent, en plus de la gestion de votre secrétariat, de la prise de rendez-vous et donc de la gestion de vos agendas selon les consignes et règles que vous avez définies.

En sous-traitant cette activité, vous pouvez donc mieux allouer votre temps à votre activité principale, mais aussi étendre vos disponibilités et recevoir des appels sur des jours/créneaux pendant lesquels vous ne travaillez pas, ou pendant lesquels vous êtes occupés.

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Les avantages à choisir Optilib pour la gestion d’agenda

Optilib est une entreprise spécialisée en télésecrétariat et propose des services de permanence téléphonique qualitatifs. Grâce à ses 17 ans d'expérience, son professionnalisme et à sa connaissance des différents enjeux métier, Optilib se pose comme une référence dans son domaine. L’entreprise propose des forfaits compétitifs, le tarif de leur permanence téléphonique débute à 59 € par mois sans engagement, pour vous offrir des disponibilités téléphoniques allant de 8 h à 20 h du lundi au samedi.

L’entreprise propose également plusieurs options complémentaires pour la gestion d’agenda. Il est par exemple possible de prendre des rendez-vous en ligne, de synchroniser les prises de rendez-vous avec votre agenda, ou encore avec Doctolib pour les professions médicales.

La gestion des agendas est une tâche fondamentale pour optimiser son organisation, faciliter son travail et sa productivité. L’agenda électronique permet aujourd’hui de suivre et de modifier son planning de n’importe où. Il est souvent nécessaire de confier cette gestion à un ou une assistante, ou de la sous-traiter à des prestataires externes comme Optilib. Ainsi, même si le professionnel n’est pas disposé à répondre, comme un avocat qui serait au tribunal ou en rendez-vous par exemple, l’appelant sera pris en charge par un interlocuteur qui pourra l’aiguiller et lui proposer un rendez-vous si besoin.

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