On prend le relais.
Les différentes options pour assurer une permanence téléphonique
La permanence téléphonique est la tâche qui consiste à réceptionner les appels entrants et à répondre aux sollicitations en fonction de consignes spécifiques. Elle permet d'optimiser la relation client, de sous-traiter la gestion des agendas, mais surtout de ne pas perdre de clients potentiels.
Pour assurer une permanence téléphonique, il existe plusieurs options :
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Le recrutement d’un collaborateur (assistant ou assistante) : C’est l’option la plus onéreuse puisqu’il s’agit d’une charge salariale fixe. De plus, le collaborateur ne travaille généralement pas les jours non ouvrables et les heures supplémentaires sont souvent très chères.
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Faire appel aux services d’une secrétaire indépendante externe : Cette option permet de mettre en commun une assistante entre plusieurs entreprises. Néanmoins, elles proposent généralement un prix fixe à l’heure. Si le besoin concerne uniquement la souscription à un service de permanence téléphonique, cette solution reste assez onéreuse et les horaires de travail sont souvent limités.
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Déléguer la gestion de sa permanence téléphonique à une plateforme spécialisée en secrétariat à distance : Certaines plateformes comme Optilib proposent un service de qualité adapté à la profession du client. Le prix est alors progressif en fonction du nombre d’appels et des horaires de la permanence. Il est possible de réceptionner des appels entrants sur des jours et des horaires généralement non ouvrables (du lundi au samedi de 8h à 20h en choisissant l’un des forfaits Optilib).
Les types d’offres de permanence téléphonique et leur tarif
La permanence téléphonique interne
Comme évoqué précédemment, il est possible d’internaliser sa permanence téléphonique. Néanmoins, le coût de cette option reste non négligeable puisqu’il convient de payer un salarié avec les taxes et impôts que cela implique. C’est d’autant plus vrai lorsque le volume d’appels ne permet pas d’occuper une personne à temps plein.
Notez qu’engager un(e) assistant(e) de direction à temps plein coûtera à l’entreprise au moins 34 000 euros. Il convient également de se doter du matériel adéquat (standard professionnel). Comptez entre 2 000 et 3 000 euros pour le prix de l’équipement.
Les forfaits fixes
Il est également possible de sous-traiter sa permanence téléphonique à une plateforme pour un forfait fixe. Il existe plusieurs options disponibles :
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Un forfait fixe comprenant un certain nombre d’appels. Notez que les forfaits de 100 appels détiennent en moyenne des tarifs autour de 150 € HT/mois.
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Un forfait fixe par action (réception d’un appel entrant, prise de message…). Par exemple, la réception d’un appel est facturée entre 0,99 et 1,5 € par mois.
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Un forfait horaire qui implique de calculer le temps passé à traiter les appels entrants pour le compte du client. Pour les tarifs, il faut compter entre 15 et 35 € de l’heure pour sous-traiter sa permanence téléphonique à une secrétaire indépendante.
Les forfaits flexibles
Il est également possible d’opter pour un service de télésecrétariat et d’externaliser sa permanence téléphonique, tout en profitant d’un forfait flexible. Celui-ci peut par exemple s’adapter à l’irrégularité des appels en fonction de la saisonnalité de l’activité.
Chez Optilib, il existe plusieurs forfaits variants entre 59 et 139 € HT/mois qui dépendent principalement du nombre d’appels réceptionnés. Tous les mois, et en fonction des appels reçus, Optilib ajuste automatiquement le forfait afin de faire bénéficier le client de l’option la plus avantageuse.
Mettre en place une permanence téléphonique est donc la solution idéale pour la gestion et le traitement des appels entrants. En fonction du volume d’appels reçus, vous pouvez choisir le type de facturation qui vous convient le mieux.
Certaines solutions comme Optilib offrent des forfaits flexibles et à petits prix en fonction du nombre d’appels. C’est une solution particulièrement intéressante pour les professions qui ont une saisonnalité dans leur activité. C’est le cas par exemple de la permanence téléphonique pour avocat : les avocats peuvent en effet recevoir de nombreux appels certains mois (à cause d’une affaire importante par exemple) alors qu’à d’autres périodes de l’année, les appels se font plus rares.
