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Toute entreprise est soumise à des tâches administratives comme la gestion de ses appels entrants. Ces dernières sont réalisées par le professionnel indépendant ou un collaborateur, mais peuvent aussi être confiées à un secrétariat externalisé. Ce dernier prend alors en charge les tâches qui lui sont confiées par l’entreprise, selon les critères définis dans le contrat de sous-traitance. Comment externaliser son secrétariat ? Quels sont les avantages pour l’entreprise et quel prestataire choisir ?

La gestion du standard est une activité de plus en plus sous-traitée par les entreprises. Ces dernières confient la gestion de leurs appels entrants à des plateformes téléphoniques auxquelles elles laissent leurs instructions. Mais avant de choisir son prestataire, il convient d’analyser son besoin en interne et de vérifier que le sous-traitant dispose des ressources pour y répondre. Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir sa plateforme téléphonique ?

L'accueil téléphonique est souvent le premier point de contact entre votre entreprise et vos clients. Offrir une expérience personnalisée et professionnelle peut donc avoir un impact significatif sur la perception de votre marque. Cet article se penche sur les bénéfices d'un accueil téléphonique sur mesure, soulignant comment cela peut renforcer votre image de marque et améliorer la satisfaction de vos clients. Nous verrons également comment Optilib, spécialiste de la gestion de standard externalisé, peut vous aider à atteindre ces objectifs.

Pour bien gérer un appel téléphonique entrant, il faut accueillir l’interlocuteur, comprendre sa demande, l’orienter vers la bonne personne et assurer le suivi. En entreprise, cette méthode repose sur des consignes partagées : qui répond, quels appels transférer, quelles informations noter et que faire si personne n’est disponible. Voici une procédure concrète pour organiser la gestion de vos appels, du décroché au rappel.

Dans un monde de plus en plus globalisé, la barrière linguistique ne devrait jamais être un obstacle. Ainsi, un accueil téléphonique bilingue est devenu une nécessité pour les entreprises souhaitant se démarquer. Dans cet article, nous allons explorer les raisons pour lesquelles une permanence téléphonique en anglais est essentielle et comment Optilib peut vous aider dans cette démarche.

L’accueil téléphonique peut être le premier contact qu’a un client avec une entreprise. Il est donc primordial de soigner la qualité de ce dernier afin de faire bonne impression. Néanmoins, installer un accueil téléphonique demande des moyens matériels et humains non négligeables, ainsi qu’une gestion chronophage et coûteuse. Il est néanmoins possible de l’externaliser à des prestataires externes comme Optilib qui, en plus de libérer vos équipes, vous apporteront des conseils pour la gestion de vos appels entrants. Quels sont-ils et comment réussir son accueil téléphonique ?

Depuis les années 1990, la tendance chez les avocats et les professions en lien avec le droit est à la sous-traitance de certaines fonctions secondaires de leur activité (comptabilité, sécurité, gestion des rendez-vous…) pour se recentrer sur leur cœur de métier et alléger leurs journées de travail. En effet, les journées des avocats sont rythmées par des audiences et des rendez-vous clients. Ils ne peuvent donc pas assurer la réponse aux appels téléphoniques. Ces derniers mettent donc en place des permanences téléphoniques afin de pouvoir répondre aux flux d’appels quotidiens. En plus d’un gain de temps considérable, les avocats profitent également de plusieurs avantages. Découvrez les raisons pour lesquelles mettre en place une permanence téléphonique, en tant qu’avocat ou professionnel du droit, est devenu une option incontournable !

En fonction des professions, la prise de rendez-vous et la gestion de calendrier peuvent demander une certaine organisation. Cela peut prendre en effet beaucoup de votre temps, qu’il serait plus judicieux d’allouer à votre journée de travail. Ainsi, les entretiens et réunions doivent pouvoir être gérés dans vos agendas mais aussi être planifiés de façon optimisée, afin de gagner en productivité et mieux vous concentrer sur votre travail. Qu’il soit électronique ou physique, un agenda doit pouvoir être suivi, mis à jour et modifié en fonction des besoins et des demandes. Découvrez comment optimiser votre temps grâce à une meilleure gestion de vos agendas !

Certaines entreprises se doivent d’être toujours joignables. Pour cela, il est possible de se doter d’un secrétariat et de recruter un assistant ou une assistante à temps plein ainsi qu’un(e) second(e) pour gérer vos appels et donc travailler lors des jours et des heures non ouvrables. Il existe néanmoins une solution moins onéreuse pour pouvoir intercepter un maximum d’appels, même pendant les heures et jours non ouvrables : l’externalisation de la permanence téléphonique. Il existe aujourd’hui des entreprises spécialisées en télésecrétariat, qui assurent une permanence téléphonique professionnelle afin de répondre au mieux aux besoins des entreprises et des professionnels libéraux.