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L’accueil téléphonique est souvent le premier contact qu’a un client ou un partenaire avec votre entreprise. Cette première impression est cruciale : elle peut construire ou briser la confiance et l'image de votre société. Un appel bien géré est synonyme d'une entreprise professionnelle et attentive. À l'inverse, une gestion maladroite des appels peut entraîner des pertes de clientèle et nuire à votre réputation. Dans cet article, nous vous livrons des conseils clés pour optimiser la gestion de vos appels téléphoniques entrants, un aspect souvent sous-estimé mais vital pour le succès de votre entreprise.

Dans un monde de plus en plus globalisé, la barrière linguistique ne devrait jamais être un obstacle. Ainsi, un accueil téléphonique bilingue est devenu une nécessité pour les entreprises souhaitant se démarquer. Dans cet article, nous allons explorer les raisons pour lesquelles une permanence téléphonique en anglais est essentielle et comment Optilib peut vous aider dans cette démarche.

L’accueil téléphonique peut être le premier contact qu’a un client avec une entreprise. Il est donc primordial de soigner la qualité de ce dernier afin de faire bonne impression. Néanmoins, installer un accueil téléphonique demande des moyens matériels et humains non négligeables, ainsi qu’une gestion chronophage et coûteuse. Il est néanmoins possible de l’externaliser à des prestataires externes comme Optilib qui, en plus de libérer vos équipes, vous apporteront des conseils pour la gestion de vos appels entrants. Quels sont-ils et comment réussir son accueil téléphonique ?

Depuis les années 1990, la tendance chez les avocats et les professions en lien avec le droit est à la sous-traitance de certaines fonctions secondaires de leur activité (comptabilité, sécurité, gestion des rendez-vous…) pour se recentrer sur leur cœur de métier et alléger leurs journées de travail. En effet, les journées des avocats sont rythmées par des audiences et des rendez-vous clients. Ils ne peuvent donc pas assurer la réponse aux appels téléphoniques. Ces derniers mettent donc en place des permanences téléphoniques afin de pouvoir répondre aux flux d’appels quotidiens. En plus d’un gain de temps considérable, les avocats profitent également de plusieurs avantages. Découvrez les raisons pour lesquelles mettre en place une permanence téléphonique, en tant qu’avocat ou professionnel du droit, est devenu une option incontournable !

En fonction des professions, la prise de rendez-vous et la gestion de calendrier peuvent demander une certaine organisation. Cela peut prendre en effet beaucoup de votre temps, qu’il serait plus judicieux d’allouer à votre journée de travail. Ainsi, les entretiens et réunions doivent pouvoir être gérés dans vos agendas mais aussi être planifiés de façon optimisée, afin de gagner en productivité et mieux vous concentrer sur votre travail. Qu’il soit électronique ou physique, un agenda doit pouvoir être suivi, mis à jour et modifié en fonction des besoins et des demandes. Découvrez comment optimiser votre temps grâce à une meilleure gestion de vos agendas !

Certaines entreprises se doivent d’être toujours joignables. Pour cela, il est possible de se doter d’un secrétariat et de recruter un assistant ou une assistante à temps plein ainsi qu’un(e) second(e) pour gérer vos appels et donc travailler lors des jours et des heures non ouvrables. Il existe néanmoins une solution moins onéreuse pour pouvoir intercepter un maximum d’appels, même pendant les heures et jours non ouvrables : l’externalisation de la permanence téléphonique. Il existe aujourd’hui des entreprises spécialisées en télésecrétariat, qui assurent une permanence téléphonique professionnelle afin de répondre au mieux aux besoins des entreprises et des professionnels libéraux. 

Le meilleur moyen d’entrer en contact avec une entreprise ou un prestataire est l’appel téléphonique. Pour assurer un service client irréprochable, une entreprise doit être joignable le plus possible. Pour cela, il existe l’option de mettre en place une astreinte téléphonique. Il s’agit de confier à un agent la tâche d’être joignable à tout moment par téléphone, afin de répondre, renseigner ou assister techniquement des clients ou des collaborateurs. Néanmoins, l’astreinte téléphonique est encadrée par le Code du travail. Alors comment la mettre en place au sein de votre entreprise ?

Le téléphone est le moyen privilégié pour contacter une entreprise ou un professionnel en France. Manquer des appels entrants, revient donc à rater des opportunités s’il s’agit d’un prospect, ou de générer de la frustration chez vos clients (puisque la qualité de l’accueil téléphonique est un indicateur clé de la qualité du service client). Alors faut-il confier la réception des appels entrants aux collaborateurs de l’entreprise ou faire appel à des prestataires externes spécialisés ? Comment mettre en place une permanence téléphonique au sein de son entreprise ? Optilib, expert de la gestion de standards externalisés en France vous donne ses conseils.